пошта

У наш час спілкування через електронну пошту – звичайне явище, тим більше, якщо це стосується вашої роботи. Передати необхідну інформацію або обговорити умови можна електронним способом, не витрачаючи зайвого часу на спілкування по телефону або звичайну поштову пересилку.

Головна умова при роботі з електронною поштою – відсутність поспіху. Як часто ви поспішали і відправляли лист помилково не тій людині? Є маса помилок, яких краще уникати, щоб не постраждала ваша ділова репутація.

1. Помилка з адресатом

Щоб не вийшло так, що ви відправили лист не тій людині, перед відправкою обов'язково перевірте адресу. Тільки уявіть, що може статися, якщо ви помилково відправите секретну інформацію! У кращому випадку ви звільнитеся доганою, в гіршому – вилетите з роботи!

2. Ви не вказуєте тему листа

Багато хто забуває заповнити графу «тема», а адже вона дозволяє визначити, що полягає в повідомленні. Без теми ваш лист можуть просто не відкрити, а відправити в корзину. Крім того, адресат, який одержує в день масу листів, дивиться по темі, в який час йому прочитати цей лист в залежності від його терміновості.

Так що якщо ви хочете, щоб на ваше послання звернули увагу, ставитеся до заповнення цієї графи відповідально.

3. Ви не вказуєте свої дані

Якщо ви пишете діловий лист, не забувайте вказувати свою посаду, найменування компанії та контактні дані. Як адресат може охарактеризувати вашу забудькуватість? Елементарно: як непрофесіоналізм.

4. Символи в листуванні

Важливо правило в діловому листуванні – відсутність символів. Не робіть жодних скорочень з використанням символів. Те, як ви спілкуєтеся з діловими партнерами, вказує на рівень вашої професійної підготовки.

5. Ви пишете слова великими літерами

Не пишіть всі слова великими буквами, це може бути витлумачено як прояв агресії. Звичайно, натиснувши Caps Lock, ви напишете лист набагато швидше, але якість повідомлення може постраждати. А це не піде вам на користь.

5. Ви пишете надто довгі листи

Як відомо, стислість – сестра таланту, а це стосується і ділового листування. Тому не варто писати довгі листи, головне – висловити в них основні думки і пояснити суть. Розкрию секрет: якщо вам потрібно щось пояснити адресату докладно, просто слід чергувати короткі і довгі речення. Так простіше вникнути в суть питання. При цьому ви заощадите не тільки свій час, але й чуже.

Як бачите, через таких дурних помилок можна не лише втратити ділових партнерів, але й роботи. Тому постарайтеся не робити їх, адже це так просто.

Наталя Янович

Джерело: sovetydnya.com

 

MAXCACHE: 0.47MB/0.00052 sec